Nuova funzionalità: la pianificazione automatica degli appuntamenti.

Pur con le migliori intenzioni, una volta che il portafoglio clienti diviene “importante” non si riesce più a mantenere la stessa regolarità nelle relazioni e spesso non ci si ricorda neppure quante volte si è incontrata una persona durante l’anno. 

Decidere quante volte incontrare ogni singolo cliente in un anno ed essere certi di farlo: questo è quello che ti permette di fare la nuova funzionalità Pianificazione automatica appuntamenti di Relafi, il software CRM per i consulenti finanziari. Vediamo come.

Il primo passo è suddividere i clienti per rilevanza: alcuni avranno bisogno di essere incontrati almeno quattro volte durante l’anno, ad altri basterà sentirti ogni sei mesi, altri ancora potrai decidere di vederli una volta soltanto.. Relafi permette di definire questa scadenza mediante la funzionalità Gruppi. 

Come esempio, supponiamo che la rilevanza di un cliente sia data dal valore del suo portafoglio. Creerai pertanto tre gruppi: i clienti con RFA (AUM) maggiore di 500.000 €, quelli con RFA tra 100.000 e 500.000 € e quelli con RFA inferiore ai 100.000 €. (Per maggiori informazioni sulla funzionalità Gruppi leggi l’articolo Nuova funzionalità: gruppi dinamici).



Il secondo passo è associare ad ognuno di questi gruppi il numero di incontri annuali che vuoi intrattenere con i clienti che ne fanno parte. All’interno della voce di menù Pianificazione, puoi accedere alla nuova sezione Appuntamenti,  all’interno della quale troverai tutti i Gruppi creati.

Cliccando sulla riga del gruppo creato sarà possibile stabilire il numero di appuntamenti che vuoi pianificare in un anno per quello specifico gruppo.

I gruppi con il numero di appuntamenti impostati sono identificati da un cerchio di colore verde, vicino al quale viene riportato il numero di appuntamenti previsto. Da questo momento in poi, ogni notte un processo calcolerà la data ipotetica in cui dovrai incontrare ogni singolo cliente, in base al gruppo a cui appartiene.
Attenzione: per ottenere la data ipotetica, nel Calendario deve esistere almeno un precedente appuntamento associato al cliente. 

In Relafi, la pianificazione degli appuntamenti è visibile nella sezione Panoramica di ogni singolo cliente: qui viene indicata la data dell’ultimo incontro avvenuto; l’eventuale data del prossimo (se è già stata pianificata);  la data ipotetica dell’incontro successivo da predisporre per rispettare la cadenza impostata.

Una volta stabilita la data del prossimo incontro utile, la data ipotetica dell’incontro successivo verrà calcolata su questa base.

Ma Relafi fa anche di più: è proattivo e non delega a te il compito di verificare il momento giusto per organizzare il prossimo incontro con ogni cliente. Grazie alla funzione Verifiche (maggiori informazioni su questo articolo), nella schermata di Panoramica di Relafi apparirà un promemoria che ti avvisa di pianificare una nuova data per un incontro con il tuo cliente, 7 giorni prima (o con il valore di tempo da te impostato) rispetto alla data dell’incontro precedente.